はじめに
組織の業績を上げるために何か指標を設定していますか?目標達成の進捗状況を適切に把握し、タイムリーに対策を打つことは非常に重要です。このような場面で有効な手段が、KPI(Key Performance Indicator)です。本記事では、KPIの基本概念から具体的な設定方法、運用のポイントまで、KPIに関する詳細を網羅的に解説します。
KPIの基本概念
KPIの定義
KPI(Key Performance Indicator)とは、組織や部門、個人の主要な業績を測る指標のことを指します。KPIは、戦略目標の達成度合いを定量的に把握するための手段として、経営管理に不可欠な要素となっています。
KPIの目的と重要性
KPIを設定する目的は、組織の重要な成功要因を明確にし、それらを継続的にモニタリングすることにあります。KPIを活用することで、組織が目指す方向性と現状のパフォーマンスとのギャップを正確に把握できるようになります。そして、そのギャップに対して適切な改善活動を行うことが可能になるのです。
KPIの種類
KPIには、様々な種類があります。財務的な指標としては売上高や利益率、生産性の指標としては労働生産性や歩留まり率、顧客満足度の指標としてはNPS(ネットプロモータースコア)などがあげられます。KPIは、組織の戦略目標や業種、業態に応じて設定されます。
KPI設定の基本原則
目標との関連性
KPIは、組織の戦略目標や重要な業績目標と密接に関連していなければなりません。目標と結びつかない指標を設定しても、組織の業績向上につながりません。
測定可能性
KPIは、定量的に測定できる指標でなければなりません。曖昧な指標では、進捗状況を正確に把握することができません。
アクセス可能性
KPIの根拠となるデータにアクセスできることが前提条件です。アクセスできないデータを指標に設定しても、実際にはモニタリングができません。
時間軸の設定
KPIには、測定する期間を設定する必要があります。1日、1週間、1ヶ月など、適切な時間軸を決めましょう。
KPI設定の具体的プロセス
戦略・目標の明確化
KPIを設定する前に、まずは組織の戦略や重要な目標を明確にしましょう。KPIは、これらの戦略・目標の達成度合いを測る指標に過ぎません。
KPIの選定と設定
戦略・目標が明確になったら、それらに関連するKPIを選定し、具体的な指標を設定します。この際、上記の基本原則を意識することが重要です。
KPIの承認と合意形成
設定したKPIは、経営層やステークホルダーに承認を得る必要があります。関係者全員でKPIの重要性と妥当性について合意を形成しましょう。
KPIの指標化
KPIを指標化するには、測定方法や目標値、許容範囲などを明確に定義する必要があります。関連するデータの収集方法や、KPIのモニタリング体制についても検討しておきます。
KPIの運用と活用
KPIの定期的なモニタリング
設定したKPIは、定期的に進捗状況をモニタリングします。目標値からの乖離があれば、その原因を分析し、適切な対策を講じる必要があります。
KPIと業務プロセスの連携
KPIは、日々の業務プロセスと密接に関連付けられている必要があります。KPIの達成に向けて、業務を改善・最適化していくことが肝心です。
KPIに基づく改善活動
KPIのモニタリング結果を踏まえ、継続的に業務改善に取り組む体制を整備しましょう。Plan-Do-Check-Actのサイクルを意識し、改善活動を実践していきます。
KPIの管理とガバナンス
KPIの定期的な見直し
KPIは一度設定したら永久に固定されるわけではありません。環境の変化や戦略の見直しに合わせて、KPIも定期的に見直す必要があります。
KPIの変更管理
KPIを変更する際は、その理由や影響範囲を明確にし、関係者の合意を得ながら適切に運用していくことが重要です。
KPIに関する教育とコミュニケーション
KPIを有効に機能させるためには、全従業員がKPIの意義と活用方法を正しく理解している必要があります。継続的な教育とコミュニケーションが不可欠です。
KPIに関する課題と対策
KPIの数が多すぎる問題
KPIの数が多すぎると、本来の目的を見失いがちになります。最低限の重要なKPIに絞り込み、適切な数を維持することが肝心です。
KPIの理解不足
KPIの設定や評価基準が不明確だと、従業員の理解が進まず、KPIが有効に機能しません。わかりやすいKPIの設計と丁寧な説明が欠かせません。
KPIへの過度な依存
KPIはあくまで業績を測る一つの指標に過ぎません。KPIだけを過度に重視し、他の定性的な要素を無視してしまうリスクにも注意が必要です。
KPIと他の経営手法との連携
バランスト・スコアカード
バランスト・スコアカードとKPIを組み合わせることで、財務的視点と非財務的視点の両面から経営を管理できるようになります。
OKR(目標と重要な成果)
OKR(Objectives and Key Results)は、目標とその達成に向けた重要な成果を設定する手法です。KPIは、その重要な成果を測る指標として活用されます。
ITILなどのマネジメント手法
ITILなどの運用管理手法との連携により、ITサービスの品質管理にKPIを活用することが可能になります。
まとめ
KPIは、組織の戦略目標の達成度合いを定量的に測る重要な指標です。適切なKPIを設定し、着実に運用することで、組織のパフォーマンスを最大化し、業績向上につなげることができます。しかし、KPIの設定や運用には、いくつかの留意点があります。目標との関連性、測定可能性、アクセス可能性などの基本原則を守ること、KPIの数が多すぎないように適切に絞り込むこと、全従業員への浸透を図ることなどが重要になってきます。また、KPIは単独で機能するものではありません。バランスト・スコアカードやOKRなどの経営手法と組み合わせたり、ITILなどの運用管理手法と連携させたりすることで、より効果的な活用が可能になります。