はじめに
業務プロセスを適切に評価し、改善することは組織の生産性向上に不可欠です。プロセスの無駄や非効率性を特定し、合理化を図ることで大きなコスト削減効果が期待できます。しかし、プロセス評価にはさまざまな手法があり、どのように取り組めばよいか分からないのが現状でしょう。本記事では、プロセス評価の基礎から具体的な評価手法、活用方法まで、網羅的に解説していきます。
プロセス評価の概要
プロセス評価の定義
プロセス評価とは、組織内の業務プロセスの現状を分析・評価し、問題点や改善点を特定する取り組みのことを指します。プロセスの有効性や効率性、コンプライアンス遵守状況などを客観的に評価することが目的です。
プロセス評価の目的
プロセス評価を実施する主な目的は以下の3点です。
- プロセスの無駄や非効率性を発見し、コスト削減やリードタイム短縮につなげる
- プロセスの標準化を推進し、製品やサービスの品質向上を図る
- プロセスの自動化や最適化を検討するための基礎データを得る
プロセス評価の意義
プロセス評価を継続的に実施することで、組織の業務プロセスを絶えず改善し、競争力の維持・向上に寄与することができます。また、従業員のプロセス意識を高め、業務の効率化と生産性向上にもつながります。
プロセス評価のプロセス
プロセスの特定と理解
プロセス評価の第一歩は、対象となる業務プロセスを特定し、プロセスの全体像を正しく理解することです。プロセスマッピングなどの手法を用いて、プロセスの構造やインプット・アウトプットを可視化します。
プロセス評価の準備
次に、プロセスの評価項目や評価基準を設定します。有効性、効率性、コンプライアンスなど、何を評価するのかをあらかじめ決めておく必要があります。また、必要なデータの種類や収集方法を検討します。
プロセス評価の実施
設定した項目に沿って、実際にプロセスの評価を行います。現場観察、データ分析、インタビューなど、さまざまな手法を組み合わせて評価を行うことが一般的です。
プロセス評価結果の分析
評価の結果を分析し、プロセスの問題点や改善点を特定します。数値データに基づく定量分析と、現場の状況をふまえた定性分析の両面から、総合的な判断を下すことが肝心です。
プロセス評価の手法
プロセスマッピング
プロセスの全体像を視覚的に表したプロセスマップを作成する手法です。プロセスの構造や流れを把握するのに有効です。
プロセス監視
実際のプロセスを監視し、所要時間やコスト、リソース消費量などのデータを収集する手法です。ボトルネックの特定に役立ちます。
プロセスシミュレーション
コンピューターを用いてプロセスを模擬的に再現・分析する手法です。さまざまなケースを想定してプロセスを評価できます。
プロセスマイニング
ITシステムに残されたプロセスログデータを解析し、実際のプロセスを可視化・分析する手法です。客観的な評価が可能です。
プロセス評価の評価項目
プロセスの有効性
プロセスが本来の目的を達成し、その存在意義を果たせているかを評価する項目です。プロセスのアウトプットやアウトカムを重視します。
プロセスの効率性
プロセスが無駄なく効率的に実行されているかを評価する項目です。リードタイム、コスト、リソース消費量などに着目します。
プロセスのコンプライアンス
法令や規制、社内ルールなどに対するプロセスのコンプライアンス遵守状況を評価する項目です。リスク管理の観点から重要です。
プロセスの柔軟性
環境変化に対してプロセスが柔軟に対応できるかを評価する項目です。将来的なプロセス変更の容易性なども考慮します。
プロセス評価の活用
プロセス改善への活用
評価結果を基に、プロセスの無駄や非効率性を特定し、プロセス改善につなげることができます。継続的な改善サイクルを実現できます。
プロセス標準化への活用
優れたプロセスを特定し、そのプロセスを標準化することで、業務の質と効率を組織全体で底上げすることが可能になります。
プロセス自動化への活用
評価を通じてプロセスを可視化・分析することで、自動化や RPA 導入の検討材料を得ることができます。生産性向上に生かせます。
プロセス監視・管理への活用
プロセス評価で収集したデータを活用し、プロセスのリアルタイムな監視や継続的な改善管理を実現できます。
プロセス評価の課題と対策
プロセスの複雑さ
業務プロセスが複雑で大規模な場合、評価が難しくなります。プロセスをある程度単純化して評価する必要があります。
データ収集の難しさ
評価に必要なデータの収集が難しい場合があります。ITシステムの活用や、データ収集プロセスの構築が求められます。
評価者の専門性
適切な評価を行うには評価者の高い専門性が必須です。プロセス評価の研修や外部専門家の活用も有効な対策です。
プロセス変更への抵抗
評価の結果、プロセスの大幅な変更が求められる場合があります。従業員の理解を得ながら、段階的な変更を行うことが重要です。
プロセス評価と関連する取り組み
プロセス評価は、プロセスの継続的な管理・改善につながります。プロセス管理の一環として評価を位置付け、Plan-Do-Check-Actのサイクルを確立することが重要です。
BPM(ビジネスプロセスマネジメント)
BPMは、プロセス評価、改善、自動化、監視・管理を一貫して行うための経営手法です。プロセス評価はBPMの中核を成す活動です。
LEAN
無駄の排除と価値の最大化を目指すLEANの考え方は、プロセス評価と密接に関係しています。プロセス評価を通じて無駄を発見し、LEAN化を推進できます。
Six Sigma
製品やサービスの品質向上を目指すSix Sigmaでは、プロセスの安定化と最適化が重視されます。プロセス評価はその前提となる活動です。
まとめ
プロセス評価は、業務プロセスの継続的な改善を実現する上で不可欠な取り組みです。プロセス評価を適切に行うことで、無駄の排除や標準化の推進、自動化の検討など、さまざまな効果が期待できます。結果として、組織の生産性向上とコスト削減に大きく寄与することができるはずです。